Nytt skoleadministrativt system for 13.500 elever i Agder

Utfordringen

Agder fylkeskommune er godt i gang med å innføre Visma InSchool (VIS) for skoleadministrasjon ved alle Videregående skoler i fylket.

Dette har vært en del av et nasjonalt prosjekt og lokalt i Agder har Agder fylkeskommune som del av innføringen fokusert på endrings- og organisasjons utvikling med mål om å bygge én organisasjon etter fylkessammenslåing. 

Med Visma InSchool er skoleadministrasjon samlet i ett helthetlig system i skyen. Det betyr at alt, som timeplaner, karakterer og praktisk informasjon, er tilgjengelig hvor som helst og når som helst, gjennom én og samme innlogging. 

For å effektivisere og forbedre kvaliteten ved innføringen av nytt IKT-system, ble et tverrfaglig team bestående av våre rådgivere, arkitekter og endringsledere involvert av fylkeskommunen.

Vellykket innføring med rådgivning og endringsledelse

I tett samarbeid med fylkeskommunen la vi en plan og strategi for hvordan øke kvaliteten, spare tid og store kostnader med implementeringen av Visma InSchool. 

Målet har vært å automatisere arbeidsprosesser samt standardisere på tvers av skolene gjennom virksomhetsarkitektur og funksjonell arkitektur.

Her har vi hatt ansvar for å beskrive arbeidsprosesser og rutiner samt tilrettelegge for funksjonelt design knyttet til lokale og sentrale integrasjoner. 

Videre har prosjektgruppen arbeidet med endringsledelse for å sikre god informasjonsflyt, bygge ned siloer, beskrive mulige gevinster og utfordringer samt legge til rette for endring.

Blant annet gjennom å bistå fylkeskommunen med å utarbeide og oppdatere maler, metodikk og verktøy gjennom alle faser ved utrullingen.

Prosjektet har også hatt som mål å sikre en effektiv flyt mellom Visma InSchool og andre digitale systemer som brukes i Agder. 

VIS har integrasjoner mot lokale fagsystemer via FINT (Felles Fylkeskommunale Integrasjoner) som er driftet og levert av Vigo/Fintlabs. Autentiseringen er satt opp via IKT Agder sin autentiseringsløsning og Feide.

Informasjonssikkerhet og personvern har hatt en sentral rolle gjennom alle faser i prosjektet. 

Prosjektet har benyttet anerkjente metodikker og verktøy som:

• Agder fylkeskommunes prosjekthåndbok for prosjektgjennomføring. Prosjekthåndboka er basert på Prosjektveiviseren og Prince2.
• Virksomhetsarkitektur er basert på TOGAF-rammeverket, primært knyttet til analyse og implementering av forretnings- informasjons- og teknisk-arkitektur.
• Arbeidsprosesser benyttet BPMN, som er et rammeverk for standard beskrivelse av arbeidsprosesser.
• Endringsarbeidet er bygget på PROSCI sitt rammeverk for endringsledelse.
• Gevinstarbeidet er bygget på Gevinstkokeboken (KS) og Utkast til veileder for nyttestyring (DFØ)

Utfordringer underveis

Prosjektet ble gjennomført samtidig som Norge var rammet av Koronapandemien og det foregikk en omfattende fagfornyelse i skolen.

Dette var kompliserende faktorer både for prosjektet og organisasjonen som skulle ta i bruk nytt skoleadministrativt system.

Gjennom aktiv risikostyring var både prosjektet og organisasjonen forberedt på utfordringene og innføringen ble gjennomført uten avvik eller forsinkelser.

Effekt

Oppstart med bruk av VIS for skoleåret 2021/22 gikk etter planen, kun med mindre hendelser som ble løst fortløpende.

Endrings- og innføringsprosjektet har lagt til rette for nødvendig organisasjonsutvikling og optimalisering i henhold til roller og arbeidsprosesser.

Prosjektet har også tilrettelagt for god gevinstrealisering gjennom muligheter for standardisering som ligger i systemet.

Tilbakemeldingene fra brukerene i Agder er at løsningen fungerer som forventet, hvor flere av de nye funksjoner har lettet arbeidssituasjonen. 

Arbeidsmetodikk og erfaringer fra dette prosjektet er relevant for en rekke andre prosjekter, både i offentlig og privat sektor. Vi ser frem til veien videre og takker fylkeskommunen for et godt samarbeid.