Forsterker delingskultur og kommunikasjonsflyt

Utfordring

Midtre Gauldal kommune kom til Bouvet med et ønske om et bedre verktøy for å samle informasjon, ressurser og folk. Som kommune er sammensetningen av ansatte variert og med ulike arbeidshverdager, så med en felles plattform var målet å både skape en mer tydelig «vi»-kultur, samt bidra til å forsterke delingskultur og kommunikasjonsflyt.

Løsning

Oppdraget startet allerede vinteren 2016 med et forprosjekt som hadde til hensikt å kartlegge og definere behov og mål for både nye hjemmesider og intranett. På bakgrunn av dette innsiktsarbeidet gikk Bouvet i gang med utviklingen av både nye hjemmesider høsten 2016 mens nytt intranett ble utviklet høsten 2017. Midtre Gauldal kommune hadde flere ønsker om skreddersøm. Drupal 8 ble valgt som teknisk plattform for å best mulig kunne støtte ulike krav om ønsket tilpasning. Intranettet har fått navnet «Allvis» og er sentrert rundt brukernes oppgaver. På forsiden av intranettet kan brukerne selv legge inn egne snarveier til både sider, applikasjoner og dokumenter som de bruker ofte. Dette bidrar til at forsiden fungerer som et slags «dashboard» hvor brukerne skal ha lett tilgang til programmer, sider og dokumenter de ofte har behov for i sin arbeidshverdag. Brukerne kan også opprette egne samarbeidsrom hvor de kan samarbeide med andre kollegaer. Her kan de kommunisere, dele dokumenter og arrangementer med hverandre. Det er også støtte for en aktivitetskalender hvor en kan legge inn ulike aktiviteter og milepæler. For dokumenter er det implementert en enkel versjonshåndtering. Intranettet er lett tilgjengelig utenfra kommunens nettverk slik at de ansatte i kommunen som ikke nødvendigvis har en kontorjobb også har fått bedre tilgang på løsningen. Når man er koblet på nettverket er det implementert såkalt «single sign-on» som gjør at brukerne slipper å skrive inn brukernavn og passord for å få tilgang.

Effekt

Med nytt intranett har de ansatte i kommunen fått et bedre verktøy for å dele kompetanse og øke samarbeidet på tvers av enheter. Intranettet samler også nyttige dokumenter, applikasjoner og snarveier på ett sted slik at de er lett tilgjengelig for de ansatte.