Når nye virksomhetsstrategier lanseres, påvirker dette planer og veivalg i hele organisasjonen. Det er derfor viktig å sikre god sammenheng mellom de overordnede ambisjonene og de konkrete målene og tiltakene på ulike fagområder – så det går en rød tråd gjennom hele organisasjonen.
Målbilder og veikart
Få folk til å gå i samme retning
For å effektivt iverksette en overordnet strategi, er det avgjørende å oppnå en felles forståelse. Ansatte må vite hvorfor de må endre måten de jobber på, og de må forstå hvordan deres innsats bidrar til å nå målene.
Et målbilde
-
Gir tydelig bilde av hva vi kan bidra til opp mot virksomhetsstrategien
-
Gir felles forståelse for ambisjon og strategiske mål
-
Gir en retning, prioriteringer og eierskap til overordnete føringer
Et veikart
-
Gir operative mål og klarhet i ansvar, hvem som gjør hva
-
Gir konkrete tiltak og måleparametere så vi vet at vi er på rett vei
-
Gir oversikt over status - hvor vi er i løypa, en sjekkliste
KUNDE:
Oppfølgingsseksjonen, Arbeids-og velferdsdirektoratet (NAV)
OPPDRAG:
Målbilde og veikart for "Arbeidsrettet Oppfølging".
Oppfølgingsseksjonen ønsket bistand i strategiarbeidet og utviklingen av målbilde og veikart for fagområdet arbeidsrettet oppfølging, som understøtter og operasjonaliserer etatens mål. Målet var å definere hvordan de best kunne bidra til de overordnede ambisjonene i NAVs nye virksomhetsstrategi. Arbeidsrettet oppfølging er en tjeneste som går på tvers av enheter i NAV og dekker aktiviteter som bidrar til at mennesker kommer i arbeid.
Bouvet sin rolle
Ingunn Aursnes (strategisk rådgiver) og Eirill Wiik (tjenestedesigner) jobbet tett med en intern arbeidsgruppe. Designmetodikk ble brukt for å utarbeide et lett kommuniserbart målbilde og veikart som gir ansatte en tydelig retning, og konkrete tiltak som vil bidra til NAVs ambisjoner.
Et taktskifte for de involverte
.gif) |  |
NAVs nye virksomhetsstrategi har tre hovedambisjoner som beskriver den ønskede situasjonen for brukerne, arbeidsgiverne og samfunnet i 2030, og skal gi hele organisasjonen en tydelig retning for de neste årene. Et taktskifte!
Vi brukte visualiseringer for å tydeliggjøre den nye retningen, og gjennom tverrfaglige arbeidsmøter og bred deltakelse fra ansatte ble de enige om hvilke områder som vil være mest avgjørende for å nå de overordnete ambisjonene innen arbeidsrettet oppfølging. Få en felles forståelse for taktskiftet og hvilke strategiske mål og tiltak som må iverksettes.
- Hva betyr et taktskifte for målbildene på de ulike fagområdene?
- Hvordan skal de ansatte jobbe annerledes i utviklingen av helhetlige og gode tjenester fremover?
- Hvilke prioriteringer må tas for å få til et taktskifte?
For arbeidsrettet oppfølging identifiserte vi ulike områder som til sammen utgjorde det ønskede taktskiftet i arbeidet.
Sentrale prinsipper i designmetodikk:
- Mennesker i sentrum: Vi tok utgangspunkt i brukernes behov og adferd for å skape meningsfulle tjenester.
- Samskaping: Vi involverte berørte parter i prosessen for å gi eierskap.
- Helhetlig tilnærming: Vi lagde et systemkart for å belyse hvordan arbeidet hos ulike berørte aktører påvirker tjenesten.
- Visualisering: Vi visualiserte og forenklet kompleksitet for å skape felles forståelse for hele tjenestereisen.
- Test tidlig og ofte: Vi testet utkast til satsningsområder, mål og tiltak for å få innspill, skape engasjement, validere og videreutvikle ideer.
Det var gøy at vi klarte å skape så stort engasjement. Helheten og sammenhenger mellom de ulike produktene og tjenestene vi utvikler som fagspesialister ble tydeligere. Vi er stolte av resultatet og samarbeidet, dette var både spennende og lærerikt.
Knut Natskår Svihus - prosjektleder, Kontoret for Arbeidsrettet OppfølgingEksempler på verktøy og metoder
Gjennom godt planlagte, ukentlige fysisk og digitale arbeidsmøter fikk involverte parter eierskap til prosessen. Tydelig kommunikasjonsmateriell og fortløpende løypemeldinger bidro til at arbeidsgruppen kunne gi god informasjon til interne og eksterne interessenter underveis.
Helhetlig forståelse av sammenhenger og aktører
Vi laget et enkelt systemkart (systemorientert design) for å kartlegge aktørene som arbeider med samme målgruppe. Dette gjorde det enklere å identifisere sammenhenger og forstå hvilke personer og organisasjoner som blir påvirket av de tiltakene vi ønsker å implementere.
Tydelig kommunikasjon av sammenhenger
Vi ønsket å vise hvordan målbildet og våre prioriteringer henger sammen med de overordnete ambisjonene.
Fagkonferanse for involvering av flere - «Felles kvalitetsløft for arbeidsrettet oppfølging»
For å lykkes kreves det en helhetlig satsning og tydelige prioriteringer på alle nivåer i organisasjonen, og Oppfølgingsdivisjonen ønsket bistand til planlegging og gjennomføring av en fagkonferanse. Målet for fagkonferansen var å bidra til et felles kvalitetsløft for arbeidsrettet oppfølging gjennom faglig påfyll, erfaringsutveksling og inspirasjon.
Med utgangspunkt i målbildet og veikartet ble det laget et variert og helhetlig program som tydeliggjorde innholdet i taktskiftet, dypere forståelse og bruk av de ulike produktene, samt diskusjon og erfaringsutveksling på tvers av fylkene. Programmet sikret engasjement og involvering gjennom faginnlegg, panelsamtale, video, forskningsresultater, egenrefleksjon og gruppearbeid.
Fagkonferansen bidro til en tydeliggjøring og felles forståelse for taktskiftet og viktige strategiske prioriteringer, samt engasjement og entusiasme for videre arbeid.
Maler for oppfølgingsarbeidet
En viktig del av arbeidet med implementeringen av tiltakene er å utarbeide planer for involvering og oppfølging.
Kort oppsummert: Hva har vi lært?
En menneskesentrert tilnærming lettet samarbeid på tvers av fagområder og skapte et sterkt eierskap til prosessen. Bruk av designmetodikk og visualiseringer var viktig for å få felles forståelse for kompleksitet, og for å tydeliggjøre prioriteringene for divisjonen.
Et tydelig målbilde og veikart som er levendegjort for hele organisasjonen, er avgjørende for prioriteringer. I et komplekst økosystem med ulike aktører er det lett å miste fokus og helhetsblikket. Systemkartet hjalp oss med å holde retningen innenfor vårt mandat.
Og ikke minst: Det er så utrolig mye morsommere å arbeide på denne måten!
Kontaktperson
Kommunikasjon og historiefortelling
Digitalisering er endring, og all endring er en utfordring for dem det påvirker. Løsningen er informasjon om hva som skal skje, hvordan det vil påvirke den enkelte – og ikke minst hvorfor dette skjer.
