Vestland fylkeskommune
Utvikling av Power BI-rapport for innkjøpsseksjonen i Vestland fylkeskommune
Gjennom implementering og opplæring i bruk av Power BI har Bouvet hjulpet innkjøpsseksjonen i Vestland fylkeskommune (VLFK) med å videreutvikle BI-miljøet i organisasjonen. Målet med BI-rapporten er å visualisere nøkkeltall og gi detaljert oversikt over innkjøp i fylkeskommunen, slik at innkjøpsavdelingen effektivt kan rapportere og monitorere innkjøpsaktiviteter videre i organisasjonen.
Utfordringen
Vi i Bouvet satser stort innen innsikt og analyse, og da Vestland fylkeskommune kom til oss med et ønske om å ta i bruk Power BI som verktøy for forretningsanalyse, var vi selvsagt svært interesserte.
Innkjøpsavdelingen i VLFK har tidligere benyttet QlikView som verktøy for forretningsanalyse. Rapporteringsløsningen inkluderte flere filtreringsmuligheter og KPI-er som avdelingen benyttet til rapportering, monitorering, utlysing av konkurranser og lignende. Data i rapporten ble i all hovedsak hentet fra Visma.
Det var i forbindelse med reorganisering, som følge av fylkessammenslåingen, at seksjonen fant det hensiktsmessig å erstatte rapporten(e) som var bygget i QlikView med Power BI. Én av grunnene til dette var at Hordaland fylkeskommune (HFK) var i gang med å innføre Microsoft Office 365 før sammenslåingen. Dette ble derfor en ekstra driver for å etablere forretningsanalysene i Power BI.
Løsningen
For å sikre en smidig tilnærming til prosjektet startet vi med å sette opp en workshop med VLFK for å kartlegge brukerbehovene, samt ta en gjennomgang av innhold, design og brukeropplevelse (UX) .
I denne workshopen definerte vi sammen med VLFK at de primære brukerne er rådgivere i innkjøpsseksjonen som følger opp og monitorer innkjøp i organisasjonen. Bruksområdene ble definert til hovedsakelig å være rapportering, monitorering, avtaleoppfølging og lignende. Vi fant også ut at det på lengre sikt vil være interessant å inkludere mer data og flere datakilder for å gjøre rapporten(e) relevant for andre målgrupper.
Takket være det tette samarbeidet med brukerne kunne vi i løpet av kort tid utvikle en datamodell i Power BI og produsere ulike dashboard med optimalisert funksjonalitet.
Effekt
Rapporten er en videreføring av tidligere rapport i QlikView, som innkjøpsseksjonen brukte for rapportering og monitorering i Hordaland fylkeskommune (før reorganisering til Vestland). Innhold og struktur av data har blitt gjennomgått og tilpasset til den nye organisasjonen. Rapporten skal nå både være enklere å ta i bruk, samt gi enda større verdi til brukerne.
Rapporten brukes til rapportering av nøkkeltall for innkjøp, blant annet andel EHF faktura, eHandel og kjøp innen avtale. Økt bruk av eHandel og andel EHF faktura bidrar til effektivisering og mindre tidsbruk med hensyn på innkjøp og fakturahåndtering, og sammen med høy avtalelojalitet skal Vestland fylkeskommune gjennomføre gode innkjøp.
Nøkkeltallene blir presentert for avdelingslederne for oppfølging i sine respektive avdelinger.
Ansvarlig kontor: Bergen