Slik fikk Fiskeridirektoratet bedre oversikt og kontroll over store mengder data og informasjon

Utfordringen

Fiskeridirektoratet forvalter store mengder data og informasjon. God kontroll og oversikt over disse er pålagt gjennom personopplysningsloven, sikkerhetsloven og arkivloven samt gjennom Digitaliseringsrundskrivet der «orden i eget hus» står sentralt.

Sammen med Fiskeridirektoratet har vi sett på hvordan standardiserte prosesser, rutiner og systemer kan bistå til å skape best mulig kontroll og oversikt, samtidig som potensialet i tilgjengelige data kan utnyttes på best mulig måte i optimalisering av prosesser, effektivisering og innovasjon.

Løsningen

Et sentralt tiltak for å nå ambisjon og mål for informasjonsforvaltningen var etableringen av et program som skal jobbe med prosjekter og oppgaver innenfor Informasjonsforvaltning, og skal sørge for god oppfølging av gevinstrealisering, og sikre overføring av erfaring og kompetanse fra prosjekter og ut til resten av organisasjonen.

Programmet skal bidra til at:

• Prosjekter prioriteres basert på bidrag til måloppnåelse
• Prosjektene styres fra et helhetlig perspektiv, og i henhold til samme rutiner, rammeverk og metoder
• Prosjektene er tett koordinert
• Ressurser allokeres til strategisk viktige prosjekter

Prosess og metode – slik har vi bistått

I prosjektet har vi hatt en prosjektleder som har bistått med planlegging, gjennomføring av aktiviteter, fasilitering av arbeidsmøter, workshops samt implementeringsplan. Vi har i tillegg bistått med brukerinnsikt, interesseanalyse og -håndtering samt utarbeidelse av rapporter, dokumenter og retningslinjer.

I tillegg har vi benyttet metoder innen endringsledelse for å skape forståelse blant menneskene i organisasjonen om hvorfor endringen var viktig og hvordan den skulle gjennomføres.Vi har også bistått med overordnet rådgivning om utvikling av dataflyt og dataplattform, både tekniskog på et menneskelig nivå.

Arbeidet med informasjonsforvaltningen vil fremover fortsette, da dette er en kontinuerlig prosess som alltid kan forbedres.

Verdi for kunden

Gjennom etablering av helhetlig rammeverk med standardiserte rutiner og prosesser for informasjonsforvaltning har Fiskeridirektoratet nå fått bedre kontroll og oversikt over sine data. Koordineringen mellom den tekniske og ikke-tekniske delen av datahåndteringen er nå i større grad knyttet sammen, og gjennom brukerinnsikt er rammeverket tilpasset både brukerne og retningslinjene organisasjonen er pålagt å følge.