Forprosjekt prosjektstyringsverktøy for norske fylkesveier

Utfordring

Agder fylkeskommune (Agder FK) ønsket å legge til rette for at de hadde digitale verktøy som dekket behovene til ressursene som ble overført. Det ble derfor etablert et forprosjekt for å kartlegge behovet for prosjektstyringsverktøy/ prosjekthotell i Agder FK, med utgangspunkt i oppgaver samferdsels- og eiendomsenhetene har ansvaret for. I forprosjekt ble det utarbeidet beslutningsunderlag med anbefaling til prosjektstyringsverktøy. Bouvet har bistått med prosjektleder som ledet en gruppe med ressurser fra samferdsel-, eiendom- og IKT-enhetene.

Prosjektgruppa beskrev i første fase:

• Samferdsels- og eiendomsenhetene sine funksjonskrav

•  Behov for integrasjoner med andre systemer

• I hvilken grad disse kan tilfredsstilles med eksisterende IKT-verktøy i Agder FK.

Basert på prosjektgruppas kunnskap om eksisterende IKT-verktøy, vurderte prosjektgruppa at eksisterende IKT-verktøy ikke dekket vesentlige behov. Dette var spesielt knyttet til løsning for behandling av tegninger og 3D modeller, samt håndtering og versjonshåndtering av dokumenter fra anbudsprosessen, gjennom anleggsprosess til ferdigstilling av veg.

Løsning

Etter anbefaling fra prosjektgruppa, besluttet prosjektstyret at de skulle å gå i dialog med utviklingsteamet til et av IKT-verktøyene, for å avklare om de ved enkel utvikling kunne dekke behovene for dokumentflyt og versjonshåndtering av anbudsdokumenter, tegninger og 3D modeller. I tillegg vurderte prosjektgruppa om de udekkede behovene og funksjonskravene kunne dekkes med et annet verktøy fra deres IKT-portefølje.

Konklusjon etter gjennomgang var at en kombinasjon av de to verktøyene prosjektgruppa vurderte, vil kunne dekke de fleste kravene som er beskrevet i forprosjektet.

Anbefalingen fra prosjektgruppa etter siste fase var at Samferdsel-enheten tester ut de to verktøyene, for å se om alt fungerer som leverandørene sier, og om Samferdsel-enheten kan leve med de mangler som er identifisert.

Effekt

Anbefalingen fra prosjektgruppa har lagt til rette for at ledelsen i Samferdsel-enheten kan iverksette uttesting av prosjektstyringsverktøy umiddelbart, uten å måtte gjennomføre en tidkrevende anskaffelses prosess. Forprosjektet bidrar også til at ansatte i Samferdsel-enheten kan begynne å nyttiggjøre nye prosjektstyringsverktøy raskere.

Les mer på www.agderfk.no/