Digitaliserer kommune-Norge

Utfordring

Da de gamle systemene for saksbehandling av sosialhjelp i Oslo kommune gikk ut på dato, ønsket de seg et mer moderne og hensiktsmessig verktøy. Arbeidsprosessene skulle digitaliseres og nødvendig dokumentasjon skulle være tilgjengelig i systemet. Nytt system skulle erstatte flere eksisterende systemer. Tidligere var det manuelle rutiner, mye papirarbeid, saksmapper og journaler. Når personer flyttet mellom bydelene i Oslo måtte papirene fysisk flyttes, og det kunne ta flere dager. Derfor ville kommunen ha et mer moderne system, som fjernet papirene og skapte bedre saksflyt på tvers av bydeler i kommunen.

Løsning

Fasit er det nye saksbehandlingssystemet i Oslos bydeler. Den nye plattformen håndterer saksbehandlingen av blant annet sosialhjelp, nødhjelp, kvalifiseringsprogram, utbetaling av penger og overføring av regnskapsdata. I tillegg er Fasit koblet mot folkeregisteret, for å hente riktig informasjon. For kommunen er Fasit en moderne plattform hvor de kan bygge nye typer tjenester for å gjøre hverdagen enda enklere for sluttbrukeren- med enklere og raskere saksbehandling. Med den skreddersydde løsningen styrer de selv alle prioriteringer. Fra å ha fysiske papirer og mappe, jobber kommunen nå helelektronisk hvor innkommende post digitaliseres og saksbehandlingen gjennomføres i Fasit. Utsendelse av brev og penger gjøres via systemet. Utgående brev kan leveres digitalt gjennom SvarUt tjenesten. Arkivering gjøres automatisk med mulighet for avlevering til kommunearkivet. For saksbehandleren betyr det at all saksinfo er bare noen tastetrykk unna og det er ingen overføring av mapper mellom bydelene. Fasit har rollebasert autentisering og tilgangsstyring for å ivareta personsikkerhet. Etter at prosjektet startet i 2011, har Helseetaten gått fra 15 databaser og fire systemer til ett system. I Juni 2016 var alle bydelene i Oslo i full drift med den nye plattformen Fasit.

Effekt

Fra en flere dager lang postgang til to enkle tastetrykk, har Fasit blitt et av de viktigste verktøyene for over 1 000 saksbehandlere i kommunen. Gjennom stadig bedre støtte for saksbehandlere og andre ansatte er systemet med på å ivareta og hjelpe de vanskeligst økonomisk stilte i Oslo. – På kundesiden stiller vi med sosialfagkompetanse og fra Bouvet sin side stiller de med utviklingskunnskap. Selv om vi snakker vidt forskjellige språk, har vi funnet riktig kompetanse og koblet de riktige personene på prosjektet sammen, sier Roy Bøhmer i Helseetaten.