Bisto Yara med kontrollert innføring av Microsoft 365

Utfordringen

Under pandemien innførte Yara Porsgrunn Microsoft 365, men på grunn av manglende opplæring og utilstrekkelige retningslinjer for bruk, ble ikke plattformens fulle potensial utnyttet. For å maksimere verdien av Microsoft 365 og øke de ansattes kompetanse, var det nødvendig å iverksette tiltak for brukeropplæring i Microsoft 365, SharePoint og Teams. I tillegg ble det etablert nye styringsprinsipper og en ny informasjonsarkitektur.

Slik løste vi det

Bouvet gjennomførte et grundig innsiktsarbeid som inkluderte brukerundersøkelser, intervjuer og workshops i flere faser. Vi startet med en pilot i to avdelinger, og basert på erfaringene fra piloten, ble løsningen rullet ut til resten av avdelingene. 

Det ble etablert en teamstruktur med tilhørende SharePoint-sider for hver avdeling. Disse sidene inneholdt viktig informasjon for avdelingen, nyheter og lenker til nyttige verktøy. For å sikre kontroll over hvilken informasjon som var tilgjengelig for andre i Yara, fikk avdelingsteamene tydelige retningslinjer og definerte områder for lagring. Ett område var for interne dokumenter i avdelingen, og ett for dokumenter som var felles for hele Yara Porsgrunn. Vi definerte også prinsipper for hvordan avdelinger kunne dele dokumenter på tvers av organisasjonen og med eksterne kontakter på en trygg måte.
 
Aktuelle filer fra den lokale filserveren ble flyttet til respektive biblioteker i SharePoint. Eldre filer som ikke lenger var aktuelle, ble værende på filserveren og skrivebeskyttet, men fortsatt tilgjengelige for søk og oppslag. Bouvet bistod Yara med å tilrettelegge for flytting, men avdelingene gjorde selv denne jobben.

Yara Porsgrunns landingsside i SharePoint ble omgjort til et HUB-område, og avdelingsområdene ble knyttet til denne for å sikre at innholdet ble lettere tilgjengelig og søkbarheten bedre. Overflødige team i Microsoft Teams ble gjennomgått, filer ble flyttet til aktuelle steder og deretter slettet. 
Styringsprinsipper (governance) knyttet til Microsoft 365, Teams, SharePoint og dokumentlagring ble utarbeidet. 

Det ble laget eget kursopplegg for brukere hvor både innhold og lengde ble tilpasset forholdene hos Yara Porsgrunn. Kursene ble spilt inn som e-læring og gjort tilgjengelig for brukerne, i tillegg til at mange av kursene også ble gjennomført som ordinære klasseromskurs.

Ser verdien av samhandling

Gjennom arbeidsmøter og omfattende brukeropplæring har de ulike avdelingene i Yara Porsgrunn utviklet et sterkt eierskap til de nye løsningene. Ved å flytte filer fra den lokale filserveren til skyen, har de oppnådd forbedret sikkerhet, effektiv versjonshåndtering og kontrollert deling av dokumenter. Dette har ikke bare økt effektiviteten, men også sikret at informasjonen er tilgjengelig og beskyttet på en bedre måte.