Etiske retningslinjer – Code of conduct

De etiske retningslinjene er grunnlaget for hvordan vi driver forretning og forteller oss selv og omverden hva som kan forventes av oss. De beskriver grunnleggende forpliktelser og krav til hvordan vi skal opptre, gir oss veiledning når vi står overfor etiske dilemmaer og hjelper oss å ta gode avgjørelser.

Bouvet ser viktigheten av å ha klare etiske retningslinjer for sine medarbeidere. Som konsulentselskap er dette særdeles viktig. Troverdig opptreden, som arbeidsgiver, overfor kunder og overfor leverandører, eiere og andre samarbeidsparter, er vårt fundament. Retningslinjene slår fast at vi alltid skal gi råd som er best for kunden, at de til enhver tid gjeldende lover og regler følges og at medarbeidere har en respektfull omgang med andre mennesker i sitt arbeid, både i formelle og mer uformelle sammenhenger.

Vårt samfunnsansvar

Bouvets visjon «Vi går foran og bygger fremtidens samfunn» viser at vi tar samfunnsansvar på alvor. Vi skal bidra til bærekraftig og langsiktig verdiskapning med fokus på miljø og klima, sosiale forhold og økonomiske forhold, og dette skal gjenspeiles i alt vi gjør.

Våre ansatte skal få den opplæringen og støtten de trenger for å videreføre vårt samfunnsansvar.

Våre verdier

• Delingskultur – som fastslår at Bouvet-folket deler med hverandre, og med våre kunder og partnere.
• Jordnærhet – som betyr at vi ikke jåler oss til eller drømmer oss bort, men har beina trygt plantet i virkeligheten.
• Troverdighet – som henter opp et nøkkelbegrep i vår langsiktige ambisjon om å være «det mest troverdige konsulentselskapet».
• Frihet – som handler om at våre medarbeidere ikke bare kan, men skal ha rom for å ta beslutninger, for å tenke nytt og spennende og prøve ut nye muligheter.
• Entusiasme – som balanserer «jordnærheten» på en god og nødvendig måte.

Lederprinsipper

Våre lederes adferd er tuftet på følgende prinsipper:

• Vær tett på!
• Bygg gode fellesskap!
• Dyrk mangfoldet!
• Jobb langsiktig!
• Grip mulighetene!

De etiske retningslinjene gjelder for alle faste og midlertidige ansatte i Bouvet, innleide konsulenter og andre som handler på vegne av Bouvet, inkludert styret (heretter samlet omtalt som ansatte). Det forventes at vi hjelper hverandre med å følge reglene, sier fra om noe bør forbedres og varsler ved kritikkverdige forhold. Hvis man er i tvil, skal man rådføre seg med sin nærmeste leder.

Våre ledere skal være gode rollemodeller og har et særlig ansvar for å opptre i samsvar med intensjonene i de etiske retningslinjene. Det inngår i en leders ansvar å jevnlig kommunisere viktigheten av å etterleve våre etiske retningslinjer og sørge for nødvendig opplæring.

Vi forventer at våre leverandører og samarbeidspartnere overholder samme høye etiske standard som vi gjør selv.

Dersom en ansatt blir kjent med kritikkverdige forhold i Bouvet, eller hos oppdragsgiver, skal vedkommende si fra om dette.

Fremgangsmåten må være forsvarlig og ikke virke trakasserende eller skape unødig belastning for arbeidsmiljøet. I første rekke vil det være riktig å varsle tjenestevei, dvs. til personalansvarlig.

Der dette ikke er hensiktsmessig kan det varsles til annen leder, til verneombud/ tillitsvalgt eller gjennom Bouvets elektroniske varslingskanal som er tilgjengelig på bouvet.no.

Gjennom varslingskanalen er det mulig å varsle anonymt om man ønsker det. Alle meldinger skal vurderes seriøst og håndteres i henhold til selskapets rutiner, slik at prinsippet om habilitet, konfidensialitet og kontradiksjon ivaretas. Anonyme varsler må ha en tydelig begrunnelse for at varselet skal kunne håndteres.

En ansatt som varsler om kritikkverdige forhold på en forsvarlig måte skal ikke bli utsatt for noen form for gjengjeldelse på grunn av slik varsling, og ens identitet skal holdes konfidensiell.

Ansatte skal etterleve gjeldende lover og regler. Dette gjelder både eksterne krav og internt regelverk, herunder lover og forskrifter, retningslinjer og instrukser.

Vi respekterer menneskerettighetene og arbeidstakerrettighetene til kollegaer, ansatte hos kunder, leverandører og samarbeidsparter som nedfelt i internasjonale konvensjoner og lokal lovgivning.

Brudd på gjeldende lover og regler aksepteres ikke. Eventuelle brudd eller avvik skal håndteres i henhold til selskapets prosedyrer og kan gi arbeidsrettslige, strafferettslige og erstatningsrettslige konsekvenser.

Bouvet skal ha et helsefremmende arbeidsmiljø, fysisk og psykisk. Vårt systematiske HMS-arbeid innebærer dokumenterte rutiner og ansvarsforhold, arbeidsmiljøutvalg og lokale verneombud, og er et kontinuerlig forbedringsarbeid.  

Alle ansatte er forpliktet til å bidra til et positivt og profesjonelt arbeidsmiljø. Det innebærer at vi behandler hverandre, kunder og samarbeidspartnere med respekt, tar ansvar for egne handlinger og melder fra dersom vi observerer noe som påvirker arbeidsmiljøet eller sikkerheten negativt.

Alle ansatte i Bouvet er likeverdige, uavhengig av kjønn, graviditet, permisjon ved fødsel eller adopsjon, omsorgsoppgaver, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsnedsettelse, seksuell orientering, kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk og alder.

Diskriminering av ansatte på bakgrunn av slike forhold skal ikke forekomme, hverken i ansettelsesprosesser eller senere i arbeidsforholdet. Den enkeltes egenskaper skal respekteres og verdsettes. Vi handler aktivt dersom vi observerer trakassering eller upassende oppførsel, og vi arbeider forebyggende for å sørge for et inkluderende arbeidsmiljø. En mangfoldig og inkluderende arbeidsplass gjør oss i stand til å levere bedre løsninger til våre kunder.

Det forventes at alle ansatte i Bouvet opptrer i h.t. retningslinjene, og på en måte som ikke diskriminerer eller trakasserer verken kolleger, kunder, samarbeidspartnere eller andre mennesker man møter som Bouvet-ansatt.

Vi jobber systematisk med miljøtiltak i hverdagen for å redusere vårt miljøavtrykk. Vi er sertifisert i h.t. standardene ISO14001 og Miljøfyrtårn og vårt miljøledelsessystem innebærer rutiner for innkjøp av varer og tjenester, bærekraftig avfallshåndtering, energisparing og reduksjon av reisevirksomhet. Det forventes at ansatte setter seg inn i rutiner som kommuniseres og tar ansvarlige valg i tråd med disse rutinene.

Alle ansatte har plikt til å bevare taushet om alle forhold man får kjennskap til gjennom sitt ansettelsesforhold så vel innenfor selskapet som hos selskapets kunder eller hos våre samarbeidspartnere. Dette gjelder både kundeinformasjon og interne bedriftsanliggender i Bouvet. Taushetsplikten gjelder også etter at ansettelsesforholdet opphører.

Informasjonssikkerhet handler om å sikre konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet på informasjonen vi har. Bouvet jobber strukturert med informasjonssikkerhet og er sertifisert i ht. ISO27001. Informasjonssikkerhet er et kontinuerlig arbeid og ledere og ansatte har en felles forpliktelse til å holde sikkerhetskompetansen oppdatert. Enhver ansatt i Bouvet har plikt til å snarest melde fra dersom man får kjennskap til brudd på rutiner for informasjonssikkerhet.

Bouvet tar personvern på alvor og følger gjeldende regler for behandling av personopplysninger.

Ansatte, kunder, leverandører, samarbeidspartnere og eiere skal kunne stole på at vi beskytter informasjon, ivaretar taushetsplikt og behandler personopplysninger i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.

Vår kommunikasjon skal være åpen, ærlig og tydelig. Det gjelder både internt og eksternt og er viktig for tilliten til selskapet. Kun utpekte personer uttaler seg til media på selskapets vegne og all ekstern kommunikasjon skal gjøres i samarbeid med Bouvets kommunikasjonsavdeling.

Enhver ansatt må utøve god dømmekraft med hensyn til hva man sier i ulike medier om kunder, partnere, konkurrenter og kolleger. Vær bevisst på at det i praksis er vanskelig å skille på hva man sier som representant for Bouvet og som privatperson. Opptre i samsvar med allmenne regler for god folkeskikk.

Dersom man oppdager at det har blitt publisert ulovlig materiale på vegne av Bouvet eller materiale som kan skade selskapets omdømme, skal kommunikasjonsavdelingen kontaktes for hjelp til å håndtere det.

Bouvet skal behandle alle samarbeidspartnere med respekt og i tråd med god forretningsskikk. Vi skal gjennomføre oppdrag for våre kunder med god kvalitet og høy grad av integritet, og kundene skal være trygge på at vi gir råd om hva vi mener er best for kunden og ikke for oss selv. I all omgang med kunder skal ansatte tilstrebe en vennlig og høflig omgangstone. Det forventes at alle til enhver tid opptrer aktsomt og avstår fra handlinger som kan svekke tilliten til selskapet.

Vi behandler alle forretningspartnere med respekt og på rettferdig og transparent vis. Ved samarbeidsprosjekter og partnerskap utveksler vi ikke konkurransesensitiv informasjon eller deltar i samordning utover det som er nødvendig for prosjektet.

Ved valg av leverandører, produkter og tjenester lar vi ikke personlige preferanser påvirke våre valg, men tar beslutninger basert på forretningsmessige behov.

Interessekonflikter oppstår når det er en konflikt mellom våre personlige interesser og vårt ansvar som medarbeider i eller representant for Bouvet. Slike interessekonflikter kan ha bakgrunn i f.eks. nære relasjoner, tillitsverv, økonomiske interesser eller eierinteresser. Det kan også oppstå interessekonflikter mellom krav fra myndigheter, kunders forventninger, egne forretningsinteresser og våre eieres interesser.

Alle i Bouvet har et ansvar for å ta beslutninger som ikke er påvirket av personlig vinning. Vi unngår situasjoner som kan så tvil om vår integritet og erklærer oss inhabile i situasjoner der en interessekonflikt kan oppstå. Er man i tvil tar man opp problemstillingen med sin leder.

Økonomisk integritet er avgjørende for å opprettholde tilliten fra ansatte, kunder, forretningspartnere og aksjeeiere. Vi overholder norske og internasjonale standarder for regnskapsføring og rapportering, sørger for at vi bruker selskapets penger på en fornuftig og riktig måte og tar avgjørelser i samsvar med selskapets fullmaktstruktur. Vi følger gjeldende skatteregler og bidrar ikke til skatteunndragelser.

Enhver ansatt må påse at den informasjon man leverer fra seg eller godkjenner, som brukes for refusjon eller andre utbetalinger fra Bouvet, er korrekt.

Bouvet ASA er børsnotert, og alle ansatte, uansett stilling, i samtlige av Bouvet ASAs datterselskaper er av den grunn omfattet av børsens innsideregler knyttet til sensitiv informasjon. Som ansatt må man gjøre seg kjent med innsideinstruksen som finnes på intranettet. Børsens innsideregler kan også komme i betraktning dersom en medarbeider under oppdrag hos kunde får tilgang til sensitiv informasjon eller utfører oppdrag som antas å kunne påvirke Bouvets, eller kundens verdifastsettelse.

Handel med bakgrunn i innsideinformasjon er brudd på vår etiske standard, og et lovbrudd, som kan medføre alvorlige konsekvenser for en selv personlig og for Bouvet som selskap.

Bouvet finner enhver form for korrupsjon uakseptabel og skal opptre åpent og etterrettelig.

Korrupsjon er å tilby eller motta en utilbørlig fordel i kraft av sin stilling, verv eller oppdrag, i form av penger, gaver eller tjenester, og ved dette urettmessig oppnå en fordel for seg selv eller egen organisasjon.  

Ansatte må utvise stor varsomhet når det gjelder gaver og invitasjoner fra og til kunder, partnere og leverandører av størrelser utover det som gjelder som vanlig oppmerksomhet. Dersom man er i tvil om en gave eller invitasjon er innenfor dette skal man konferere med sin leder.

Ansatte har tilgang til å bruke Bouvets eiendeler til å utføre arbeidsoppgaver. Dette omfatter utstyr, programvare, systemer, informasjon og lignende som eies av selskapet. Slike eiendeler skal brukes og oppbevares med ansvarlighet og i samsvar med gjeldende retningslinjer. Det samme gjelder kunders eiendeler. Bouvet aksepterer ikke noen form for misbruk av selskapets eller kunders eiendeler.

Vi bruker ikke datautstyr eller annen elektronisk kommunikasjon til upassende kommunikasjon. Dette omfatter enhver ulovlig aktivitet og atferd som kan betraktes som diskriminerende, støtende eller trakasserende. Bouvets ansatte skal bruke programvare i samsvar med gjeldende lisensbetingelser. Vi tillater ikke kopiering av programvare eller opphavsrettslig beskyttet materiale. Ingen ansatte skal laste ned eller laste opp uautorisert programvare eller annet opphavsrettslig beskyttet materiale.

For å sikre et sunt arbeidsmiljø i våre lokaler, hos kunder hvor våre konsulenter arbeider og på tjenestereiser, forventer Bouvet at alle ansatte påser at deres egen arbeidsinnsats ikke påvirkes av bruk av alkohol eller andre rusmidler.  I sosiale sammenhenger i regi av Bouvet, kunder eller andre samarbeidspartnere kan alkohol serveres, men aggressiv eller annen utilbørlig oppførsel som skyldes alkoholpåvirkning eller bruk av andre rusmidler aksepteres ikke.