Slik kan du bruke Miro til digitale workshops

Workshops er fremdeles en høyst aktuell og effektiv metode for å jobbe tverrfaglig, dele erfaringer, løse utfordringer og utarbeide gode kreative løsninger sammen. Men den nåværende situasjonen gjør at vi må finne nye kreative måter å jobbe på, slik at vi ikke mister de nære, gode tverrfaglige samarbeidsformene. 

–Da vi skjønte at vi måtte avlyse planlagte workshops grunnet Covid19, tenkte vi: «Hvordan kan vi fortsette å gå foran og unngå at ting stopper opp?», forteller vår workshopleder/tjenestedesigner, Eirill Wiik.

Heldigitale workshops i Miro

Løsningen ble den visuelle online samarbeidsplattformen, Miro. Her kan vi samles online og samtidig samarbeide i et kreativt rom med utallige funksjonaliteter, ikke ulikt metoder vi vanligvis bruker i tradisjonelle workshops.

– Vi valgte Miro fordi verktøyet gjør det mulig å gjennomføre så og si alle oppgavene vi opprinnelig hadde planlagt i en vanlig workshop, legger hun til.

Aktive deltakere kan i Miro komme med innspill, skrive Post-its, dele erfaringer, ønsker, behov – og sammen prioritere retninger for det videre arbeidet. Vi benytter de klassiske prinsippene innen tjenestedesign og designdreven metodikk, der vi jobber alene og sammen i gruppe.

Tre timers digital workshop med ni personer

Forrige uke fasiliterte Wiik en heldigital workshop i det spennende verktøyet, Miro. Workshopen ble gjort i samarbeid med vår kunde, Statsbygg, som tok utfordringen på strak arm. Ved å bruke Miro møttes vi på en felles arbeidsflate og med alle deltakerne digitalt tilstede.

– Jeg hadde brukt Miro en del til innsiktsarbeid og samarbeid i mindre grupper fra før, men aldri fasilitert en tre timers workshop med ni personer. Det var ganske krevende, men mest av alt kjempegøy!

Før pandemien, var ledelsen i Statsbygg i gang med å utarbeide et fremtidsbilde i forbindelse med en strategiprosess for å definere hvem Statsbygg må være for å møte fremtiden på en god måte.

Tanken var at jeg skulle bistå dem i ulike workshops for å sikre god erfaringsutveksling og innspill fra ledere og ansatte før den nye strategien videreutvikles, legger Wiik til.

Hvordan holde fremdriften i pågående prosesser med ansatte på hjemmekontor?

Statsbygg ønsket å prøve nye digitale samarbeidsformer ved å inkluderte en av ledergruppene i videreføringen av strategiarbeidet.

–Workshopen fungerte over all forventning, til tross for litt tekniske utfordringer.  Deltakerne opplevde verktøyet som intuitivt, selv om de aldri hadde brukt Miro før, forteller Wiik.

–Det var lærerikt, og gøy når vi kom i gang. Jeg har tenkt mye i ettertid på hvordan vi kan legge opp og bruke plattformen fremover, forteller Trine Eiken, fagansvarlig organisasjonsutvikling fra Statsbygg, som også var med å planlegge og fasilitere workshopen.

Flere fordeler med digitale workshops

Om situasjonen fortsetter er vi nødt til å erstatte fysiske kontaktpunkter med nye digitale kreative løsninger, og sånn sett er Miro et spennende verktøy med mange muligheter, poengterer Wiik. En annen bra ting ved å benytte Miro mer fremover, er å unngå unødvendig reising fordi man kan delta i  workshopen uavhengig av hvor i verden man befinner seg, sier hun videre:

–Vi har allerede planer om flere workshops. Øvelse gjør mester!

Eirills tips til digitale workshops:

Jeg må være ærlig å si at vi hadde noen tekniske utfordringer, særlig i begynnelsen da alle skulle logge seg på Miro. Særlig dette med lyden, som er helt avgjørende for å få en god opplevelse. Ingenting er verre enn å høre ekko av stemmene eller miste nettforbindelsen. Når det er sagt, fungerte dette over all forventning etterhvert som det tekniske falt på plass.

Tips:

• Send ut agenda og mål med workshopen på forhånd, gjerne med noen spørsmål som deltakerne bør ha tenkt gjennom på forhånd.
• Det kan være en fordel med en kort bruksanvisning med noen steg for hvordan man skal logge seg på.
• Husk å skru av alle andre programmer, slik som Skype og Teams, da blir ofte lyden mye bedre.
• Pass på at alle blir hørt og sett, sjansen for å føle seg utenfor er mye større når man sitter hver for seg.
• Legg inn godt med pauser, husk at dette er en litt uvant og krevende arbeidsform for mange.
• Som fasilitator er det viktig å gi tydelige instrukser og oppgaver, og sørge for at alle er med.
• Det kan være smart å teste planlagt opplegg i Miro før selve workshopen. Vi gjennomførte blant annet «dry runs» og testet internt med kolleger som ikke kjente løsningen først, for å være bedre forberedt på mulige utfordringer og finne gode løsninger. 

Les også: Konkrete tips og triks til bruk av Miro